Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

UIG Vastgoed B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Vragen over privacy stelt u aan jeffrey.michel@uigvastgoed.nl.

Welke gegevens we verwerken

Van huurders, en van wie namens een huurder tekent:

• naam, adres, e-mailadres, telefoon- en WhatsApp-nummer, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
• bij een zakelijke huurder: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en wie er tekenbevoegd is;
• de huurovereenkomst, de huurprijs, facturen, betalingen, herinneringen en een eventuele incassomachtiging;
• bij digitaal ondertekenen: de getekende naam, de handtekening, het moment en het IP-adres;
• bij een oplevering: foto's, meterstanden, de staat van de unit en de handtekeningen;
• berichten die u ons via het huurdersportaal stuurt, met bijlagen, en documenten die u of wij uploaden;
• uw inloggegevens: e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), tweestapsverificatie en het moment van uw laatste inlog.

Van wie een unit aanvraagt of zich op de wachtlijst zet:

• uw naam, uw e-mailadres en uw telefoonnummer als u dat invult;
• waarvoor u de unit wilt gebruiken, of u particulier of zakelijk huurt, de gewenste ingangsdatum en of u de unit eerst wilt bekijken;
• uw bericht, en via welke website u bij ons kwam;
• op de wachtlijst ook de grootte die u zoekt, welke meldingen we u stuurden en wanneer, en of u zich afmeldde.

Betaalt u ons, dan zien we uw naam, IBAN en omschrijving op ons bankafschrift. Bezoekt u alleen deze website, dan verwerken we geen persoonsgegevens: we meten niets en volgen u niet.

Waarvoor we ze gebruiken

• Om op uw aanvraag te reageren: contact met u opnemen, een bezichtiging plannen en, als u huurder wordt, uw huurdersgegevens en contract opstellen.
• Om u te laten weten dat er een unit vrijkomt: staat u op de wachtlijst, dan mailen we u automatisch zodra er een unit vrij is of binnenkort vrijkomt die past bij de grootte en de ingangsdatum die u opgaf. We houden bij welke melding we u stuurden en wanneer, zodat u nooit twee keer dezelfde krijgt. Elke melding heeft onderaan een afmeldlink: één klik en u krijgt geen meldingen meer.
• Om de huurovereenkomst uit te voeren: het contract opstellen en laten tekenen, facturen sturen, betalingen en incasso verwerken, de oplevering vastleggen en contact met u houden.
• Omdat de wet het vraagt: onze financiële administratie bewaren en aan de Belastingdienst kunnen laten zien.
• Uit gerechtvaardigd belang: herinneren aan een betaling die openstaat, en het huurdersportaal beveiligen, bijvoorbeeld door een account tijdelijk te blokkeren na te veel mislukte inlogpogingen.
• Om misbruik te voorkomen: we bewaren bij een aanvraag kort een code die niet terug te rekenen is naar uw IP-adres, nooit het adres zelf. Zo zien we of iemand ons formulier te vaak gebruikt. Die code wissen we binnen twee dagen.

Herinneringen bij een openstaande betaling gaan automatisch, op vaste termijnen. Een betaling die we op ons bankafschrift terugzien met het factuurnummer erbij, zetten we automatisch op betaald. Welke wachtlijstmelding u krijgt, kiest het portaal op grootte en ingangsdatum; wie een unit huurt, beslissen wij zelf. Verder nemen we geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen.

Met wie we ze delen

We verkopen uw gegevens niet. We gebruiken dienstverleners die gegevens alleen voor ons verwerken:

• Vercel en Supabase: de servers en de database van het huurdersportaal, in de EU (Stockholm).
• Resend: het versturen van e-mail, zoals facturen, herinneringen, uitnodigingen om te tekenen, de bevestiging van een aanvraag en de meldingen van de wachtlijst.
• Twilio: berichten per sms en WhatsApp, waaronder betalingsherinneringen.
• Mollie en Stripe: online betalen en automatische incasso.
• Enable Banking: het ophalen van de transacties op onze eigen bankrekening.
• SnelStart en onze boekhouder: onze administratie; zij ontvangen onder meer de facturen.
• Microsoft: onze e-mail.
• Anthropic: het uitlezen van een contract of bonnetje met AI, zodat we het niet over hoeven te typen. Wij controleren de uitkomst altijd zelf.
• Kamer van Koophandel en OpenStreetMap: het opzoeken van bedrijfsgegevens bij een KvK-nummer en van een adres.

Een deel van deze dienstverleners is gevestigd buiten de EU. Gaan gegevens daarheen, dan gebeurt dat met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen. Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang we ze bewaren

Facturen, betalingen en de rest van onze financiële administratie bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat vraagt. Andere gegevens bewaren we zolang de huur loopt en daarna zolang we ze nodig hebben om de huur af te wikkelen. Daarna verwijderen we ze, of eerder als u daarom vraagt en we ze niet meer nodig hebben.

Aanvragen en aanmeldingen voor de wachtlijst bewaren we maximaal 12 maanden. Wordt u huurder, dan gaan de gegevens over in uw huurdersdossier. Na die 12 maanden krijgt u geen meldingen meer en wissen we de aanmelding, samen met wat we bijhielden over de meldingen die u kreeg en een eventuele afmelding.

Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en ingelogd te blijven. Geen cookies om u te volgen, geen statistieken en geen advertenties. Zonder ‘Automatisch inloggen’ bent u na acht uur weer uitgelogd. Vinkt u het aan, dan blijft u een vaste periode ingelogd (standaard dertig dagen) en bewaart uw eigen browser uw e-mailadres. Uw voorkeuren voor taal en weergave staan ook alleen in uw browser. Op de aanbodpagina onthoudt uw browser tijdens uw bezoek via welke website u binnenkwam; dat sturen we alleen mee als u een aanvraag verstuurt.

Beveiliging

Het huurdersportaal werkt alleen via een versleutelde verbinding. Wachtwoorden slaan we versleuteld op, u kunt tweestapsverificatie aanzetten, en na vijf mislukte inlogpogingen gaat uw account een kwartier op slot.

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien en laten verbeteren, laten verwijderen of laten overdragen, en u mag bezwaar maken tegen het gebruik of het laten beperken. Mail daarvoor naar jeffrey.michel@uigvastgoed.nl. U krijgt binnen een maand antwoord. Hoe u uw account en gegevens laat verwijderen, staat op Account en gegevens verwijderen.

Bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan ziet u wanneer dat voor het laatst gebeurde.